Peki, tam olarak intranet nedir? İntraneti, bir kurum bünyesinde kullanılan minik bir internet olarak düşünün. İntraneti, herkesin özgürce ulaşabildiği internetten ayıran ise, intranetin özel oluşudur.

Sadece Sizin İçin
Geleneksel uygulamalarda, kurumlar tescilli donanım ve yazılımlara bağımlı idiler. Bu sistem, özellikle kurum geniş alana dağılmış ise iletişimin ve paylaşımın maliyetini çok arttırıyordu. Eniyi durumda bile, Farklı donanım platformları, farklı dosya sistemleri ve yazılımlarla bilgiyi ortak bir noktada paylaşmak kolay değildi. İnternet teknolojisini kullanan intranet bu soruna tam bir çözüm getirdi. Nasıl internette farklı bilgisayarlar ve işletim sistemleri tek bir protokol kullanarak bilgiyi paylaşabiliyorlarsa, artık, intranet ile firmalarda iletişim ve işbirliğini çok daha kolay uygulayabilir hale geldiler.

İntranetler döküman oluşturmak için HTML'yi ve bilgiyi ağ üzerinde ulaştırmak için TCP/IP kullanırlar. Bilgi firmanın serverında saklanır ve Internet Explorer yada Netscape Navigator gibi popüler tarayıcılarla ulaşılabilinir. Bu dahili minik internet, bilinen büyük internet ağının sunduğu her türlü imkanı içerebilir. Bunlar e-mail, haber grupları, web sayfaları gibi özelliklerdir. Ancak farklı olarak bu bilgilere ve sayfalara sadece firma çalışanları ulaşabilir.

Günümüzde bir çok kişinin internette gezinmeye alışkın olduğunu düşünürsek, firma personelinin intraneti kullanmaları için gereken eğitim çok azdır. İntranet sayfalarıda internet gibi mouse ile tıklanılan arabirimi kullanmaktadır. İntranetin internet bağlantısının faydalı olacağı gibi zorunluluk arz etmemektedir. İntranetin, internete bağlantısı olduğu durumlarda ise firmalar firewall (Ateş Duvarı) kullanarak dışarıdan intranetlerine girişi engelleyebilir yada kısıtlayabilirler. Dahili serverda o kadar fazla kurumsal bilgi varken güvenlik almak bir gerekliliktir.

Yeni Bir Çalışma Düzeni
Kurumlar bilgiyi iyi kullanmak isterler, ancak bilgiye zamanında ulaşmak her zaman kolay değildir ve genellikle kişiler gayri resmi ağı kullanırlar - eski "kimi tanıyorsun" usulü. İntarenet ile ise krumun her köşesine hızlı ulaşan bir ağ oluşmuş olur. Raporlar daha kolay aktarılır, toplantılar daha hızlı hazırlanır, kurumsal formlar her zaman el altında olur, izinler daha kolay ayarlanır ve sınırsız bilgi paylaşımı sağlanır. Bu bilgi günde 24 saat, haftada 7 gün, intranete erişimi olan herkese açık olur. İsteklerin cevaplarının kurumsal kanallarda yavaş ilerlemesini beklemeye gerek kalmaz. Daha gelişmiş intranetlerde personel formları online doldururlar, görsel arşivlere ulaşırlar ve siparişleri takip ederler.

İntranetin yararları ve kullanım alanları çok büyük olabilir. Örneğin; bir çok kurum basılmış dökümanların (raporlar, bültenler, memolar, klavuzlar) dağıtımı için çok büyük kaynaklar harcarlar. Sadece baskı ve çoğaltmanın maliyetini düşününüz; tabiki tüketilen kağıtların çevreye etkisinide unutmamalıyız. Bu dökümanları elektronik ortamda ulaşılabilinir yaparak, giderler büyük ölçüde azaltılabilinir. Diğer bir avantaj ise bilgiyi güncellemenin kolaylığıdır.

Elektronik bilgi paylaşımı iş birliğine yeni boyutlar katmaktadır. Artık bir projeyi tartışmak için herkesi bir odaya toplamak gerekmemektedir. Ön bilgiler, tasarımlar online olarak paylaşılabilinir ve sanal toplantılarla, katılımcılar kendi masalarından dokümanları inceleyip, telefon ile konuları tartışarak çözümlendirebilirler. Dünyanın dört bir yanındada olsalar, takım üyeleri birlikte çalışabilirler ve bunun için herhangi bir seyehat ücreti ödemezler.

Kaynak paylaşımı sadece metin içeren dökümanlarla sınırlı değildir. Günümüzdeki birçok kurumun sahip olduğu hızlı yerel ağlar, görüntü, animasyon ve ses paylaşımınıda mümkün kılmaktadır. Bu sayede personel masasından kalkmadan yazılı, sesli ve görsel materyallere ulaşabilir; bu aplikasyonlar, kurumsal toplantılar ve personel eğitimleri için kullanılabilinir.

Bir Tavır Değişimi
Tıpkı e-mail'in iletişimi demokratikleştirip, kişilerin tamponları atlayarak direkt üst kademelere ulaşmasını sağlaması gibi, intranet bezer bir etki ile demokratikleşmeyi bir kaç adım öteye taşır. Eğer bilgi güç ise; onu herkes paylaşırsa ne olur? kişiler, porjeler oluşum aşamasında iken, fikirleri ile katkıda bulunurlarsa, süreç nasıl etkilenir? Geleneksel merkezden yönetilen firmalar için değişim süreci çoktan başladı. Bazıları bunu tehdit olarak görüyor ve bazıları bunun bir fırsat olduğunu düşünüyor.

Rekabet daha fazla verimliliği zorladığı sürece, intranetler işletmelerin sinir sitemi olacaktır. Yapılan bir araştımanın sonucuna göre intranete yapılan bir yatırımın getirisi, yatırımın % 1000'inin üzerinde olması bir çok kurumun bu yatırıma yönelmesini gayet güzel açıklıyor.